Tài liệu Microsoft Access

Tài liệu này cung cấp một cái nhìn tổng quan toàn diện về Microsoft Access, tập trung vào việc tạo, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu (CSDL) để giải quyết các vấn đề kinh doanh. Nó bao gồm các khía cạnh cơ bản của việc làm quen với Access, tạo bảng, liên kết bảng, thiết kế biểu mẫu, và tạo báo cáo, đồng thời giới thiệu cách tùy chỉnh giao diện và hoàn thiện ứng dụng.

I. Giới thiệu Microsoft Access (Bài 1)

A. Microsoft Access là gì?

Microsoft Access là một phần mềm hệ quản trị CSDL phù hợp với các cơ quan, doanh nghiệp nhỏ hay người dùng cá nhân. Giao diện làm việc của Access tương tự như Word, Excel, với các khái niệm và thao tác tương tự trong bộ phần mềm Microsoft Office. Nó được sử dụng để "thực hành tạo và khai thác cơ sở dữ liệu."

B. Các thành phần chính của giao diện làm việc:

C. Cơ sở dữ liệu trong Access:

II. Tạo Bảng trong Cơ sở dữ liệu (Bài 2)

A. Các cột trong bảng (Trường dữ liệu):

Mỗi cột trong CSDL chứa một kiểu dữ liệu nhất định. Việc thiết lập kiểu dữ liệu phù hợp với thực tế và mục đích sử dụng là rất quan trọng.

B. Thiết kế các bảng:

Các bảng cần được thiết kế dựa trên các quy tắc nghiệp vụ (Business Logic) và quy trình lưu trữ, thao tác dữ liệu.

C. Hướng dẫn tạo bảng theo thiết kế:

  1. Mở Access, chọn Create > Table.
  2. Đặt tên cho bảng mới (mặc định là Table1).
  3. Mở khung nhìn thiết kế (Design View) để định nghĩa các trường và kiểu dữ liệu.

D. Chuyển quan hệ "nhiều - nhiều" thành quan hệ "một - nhiều":

Quan hệ nhiều-nhiều (m:n) giữa hai bảng (ví dụ: Bạn Đọc và Sách) được chuyển thành quan hệ một-nhiều (1:n) bằng cách tạo một bảng trung gian, gọi là bảng Mượn-Trả.

III. Liên kết các Bảng trong Cơ sở dữ liệu (Bài 3)

A. Thiết lập mối quan hệ giữa hai bảng:

Các mối quan hệ là nền tảng để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu (Referential Integrity) và cho phép truy vấn dữ liệu hiệu quả từ nhiều bảng.

  1. Thao tác thiết lập, chỉnh sửa, xóa mối quan hệ:

    2. Mở Database Tools > Relationships.

  2. Kéo trường khóa chính từ một bảng và thả vào trường khóa ngoại tương ứng ở bảng khác.
  3. Hộp thoại Edit Relationships xuất hiện.
  4. Đánh dấu hộp kiểm Enforce Referential Integrity và chọn Create.

B. Cột dữ liệu tra cứu (Lookup Field):

Giúp người dùng nhập dữ liệu dễ dàng hơn và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu bằng cách chọn từ một danh sách.

  1. Tạo cột dữ liệu tra cứu bằng Lookup Wizard:

    2. Trong khung thiết kế bảng, chọn Data Type là Lookup Wizard.

  2. Chọn tùy chọn "I want the lookup field to get the values from another table or query" (lấy giá trị từ bảng/truy vấn khác).
  3. Chọn bảng và trường nguồn dữ liệu tra cứu.
  4. Chọn các trường cần hiển thị và sắp xếp.
  5. Thiết lập các tùy chọn khác như "Enable Data Integrity."

IV. Tạo và sử dụng Biểu mẫu (Bài 4)

A. Các loại biểu mẫu trong Access:

B. Tạo biểu mẫu:

C. Sắp xếp dữ liệu theo một trường:

  1. Nhấp chọn cột dữ liệu muốn sắp xếp.
  2. Chọn Home > Sort & Filter > Ascending (tăng dần) hoặc Descending (giảm dần).

V. Thiết kế Truy vấn (Bài 5)

A. Truy vấn là gì?

Truy vấn là một công cụ mạnh mẽ để chọn các bản ghi và trích xuất thông tin từ CSDL. Nó giúp người dùng xem, chỉnh sửa, xóa và thêm dữ liệu một cách linh hoạt.

B. Thiết kế truy vấn SELECT đơn giản:

  1. Chọn Create > Query Design.
  2. Trong hộp thoại Show Table, chọn các bảng cần thiết và nhấp Add.
  3. Kéo các trường cần lấy dữ liệu từ các bảng vào hàng Field trong lưới thiết kế truy vấn (QBE Grid).
  4. Chạy truy vấn để xem kết quả.

C. Sắp xếp kết quả truy vấn:

Trong lưới thiết kế truy vấn, chọn Ascending hoặc Descending trong hàng Sort cho các trường muốn sắp xếp.

D. Chọn bản ghi cho truy vấn SELECT (Điều kiện lựa chọn):

E. Truy vấn có tham số (Parameter Query):

Cho phép người dùng nhập giá trị tham số khi chạy truy vấn.

Cách viết: Sử dụng dấu ngoặc vuông [] để tạo hộp thoại nhắc người dùng nhập giá trị (ví dụ: [Mã sách?]).

F. Truy vấn hành động (Action Query):

Ngoài truy vấn SELECT, Access còn hỗ trợ các loại truy vấn hành động như Make Table, Append, Update, Delete để thay đổi hàng loạt dữ liệu. Cần cẩn thận khi sử dụng vì các thay đổi là vĩnh viễn và không thể hoàn tác (undo).

VI. Tạo Báo cáo đơn giản (Bài 6)

A. Báo cáo là gì?

Báo cáo là công cụ quan trọng để xuất thông tin từ CSDL, phục vụ cho việc quản lý, báo cáo tình hình hoạt động, hoặc phân tích dữ liệu. Báo cáo thường không cho phép chỉnh sửa dữ liệu.

B. Xây dựng báo cáo đơn giản:

C. Truy vấn chuẩn bị dữ liệu cho báo cáo:

Ví dụ: Tạo truy vấn q-Mượn-Trả-Month để thống kê hoạt động mượn trả theo tháng và loại sách.

D. Tạo nhanh báo cáo đơn giản:

  1. Mở truy vấn nguồn dữ liệu.
  2. Chọn Create > Report. Access sẽ tự động tạo báo cáo.
  3. Lưu báo cáo với tên phù hợp.

E. Hướng dẫn sử dụng Report Wizard:

  1. Chọn Create > Report Wizard.
  2. Chọn bảng/truy vấn nguồn dữ liệu và các trường cần đưa vào báo cáo.
  3. Chọn trường nhóm (Grouping Field) nếu muốn nhóm dữ liệu.
  4. Chọn cách sắp xếp dữ liệu (Sort).
  5. Chọn layout và định dạng báo cáo (ví dụ: Tabular).
  6. Đặt tên cho báo cáo và nhấp Finish.

F. Nhóm, sắp xếp và các tổng con:

Để tạo các báo cáo chi tiết có nhóm, sắp xếp và tổng con, mở báo cáo trong khung thiết kế (Design View).

Sử dụng nút lệnh Group & Sort trong nhóm Grouping & Totals để thêm nhóm, sắp xếp và các loại tổng (Sum, Count, Min, Max, Avg).

VII. Chỉnh sửa các thành phần giao diện (Bài 7)

A. Các thành phần và các phần tử trong báo cáo:

B. Các thành phần và các phần tử trong biểu mẫu:

C. Chỉnh sửa bài trí (Layout):

D. Chủ đề, màu sắc và kiểu dáng phông chữ (Themes, Colors, Fonts):

Access hỗ trợ các chủ đề (Themes) để áp dụng tổng thể màu sắc, kiểu dáng phông chữ cho tất cả các đối tượng trong CSDL.

Người dùng có thể chọn các chủ đề có sẵn hoặc tùy chỉnh Colors và Fonts riêng.

Có thể áp dụng định dạng riêng cho từng phần tử cụ thể.

VIII. Hoàn tất Ứng dụng (Bài 8)

A. Biểu mẫu điều hướng (Navigation Form):

Là một biểu mẫu trung tâm giúp người dùng dễ dàng tìm thấy các đối tượng CSDL. Nó cung cấp một giao diện thân thiện, dễ sử dụng.

  1. Tạo biểu mẫu điều hướng:

    2. Chọn Create > Navigation (trong nhóm Forms).

  2. Chọn loại biểu mẫu điều hướng (Horizontal Tabs, Vertical Tabs, v.v.).
  3. Kéo các biểu mẫu và báo cáo đã tạo vào các ô Add New trong vùng điều hướng.

B. Thiết kế giao diện của ứng dụng quản lý thư viện trường:

C. Thực hành tổng hợp: